Как да използвате Shifts в Microsoft Teams за управление на работното време, графиците и други

Ето един поглед как можете да започнете с Microsoft Teams, за да управлявате работното време и графиците на вас и служителите ви.

Отворете приложението Shifts, като го потърсите от ... Още приложения в страничната лента на Teams.

Проверете дали вашият мениджър ви е определил график или смяна. Ако не, помолете ги да го настроят.

Мениджърите могат да настроят Shifts, като създадат график на екипа при първоначално зареждане в Shifts

Мениджърите могат да щракнат върху бутона „добавяне на хора към групата“, за да добавят смени и графици за служителите

След това мениджърите могат да добавят конкретно време. бележки и друга информация за смени.

След това смените могат да бъдат споделени с екип, като щракнете върху бутона Споделяне с екип

След това служителите могат да правят заявки за почивки, да влизат и напускат часовник и други чрез смени

Ако вашият ИТ администратор го е активирал , може да забележите изживяване с „Shifts“ в Microsoft Teams. Това е инструмент за управление на графика, който е предназначен за мениджъри и работници от първа линия (които са онези хора, които влизат в контакт директно с клиенти или широката ��бщественост.) Той е включен в плановете на Teams без допълнителни разходи и също така замества стария опит на Microsoft Staff Hub .

Но не е само за работниците от първа линия. С Shifts мениджърите могат да съставят графици, да сменят смените, да създават групи, да поставят заявки за почивка и дори да поддържат часовник. Функцията може да бъде доста полезна за малкия бизнес, тъй като е силно оптимизирана за изживяването на Microsoft Teams. Ето изчерпателен поглед върху това как можете да започнете с него, за да управлявате работното време и графиците на вас и на вашия служител.

Отваряне на приложението Shifts и започване на управление на нови смени

За да започнете, ще трябва да отворите приложението Shifts. Той е вграден в лявата част на Teams. Ако не го виждате там, ще трябва да щракнете върху ... Още приложения и да го намерите в списъка. Веднъж там, ще видите списък със смени, назначени за вас за текущата седмица. Ако няма нищо, тогава трябва да накарате мениджър или администратор да ви назначи смяна или да ги помолите да добавят такава чрез приложението.

Предстои да обсъдим как мениджърите или администраторите могат да направят това по-нататък, но имайте предвид, че тези следващи стъпки обикновено са предназначени само за мениджъри или такива с правилните администраторски разрешения. Мениджърите могат да създават график в Shifts само ако са задали собственик на екипа на Office 365 . Всички останали ще продължат да имат достъп до смени, но ще имат само опции да виждат собствената си смяна за седмицата или да управляват свободното време и други заявки.

Ако сте мениджър и имате правилните разрешения , за да продължите със създаването на смяна, ще искате да изберете Създаване от списъка с екипи на страницата. След като изберете Създаване, ще бъдете помолени да изберете часова зона за смяната. Ако случайно работите в световен мащаб, тъй като ние сме тук в Blog.WebTech360, може да искате да изберете часова зона, която всеки може да разбере. Докато пишем за Microsoft, ние използваме часовата зона на Тихия океан, в която е базирана компанията Редмънд, Сиатъл.

След това ще искате да дадете на Teams известно време за създаване на график. Когато приключите, ще бъдете подканени да предприемете обиколка. Това ви показва как можете да добавяте членове на екипа, да създавате смени и др. Ще ги разгледаме в следващите раздели.

Как мениджърите могат да създават смени и графици

Мениджърите и тези с правилните разрешения за Office 365 могат да създават смени и графици за служители със смени в Microsoft Teams. Това може да стане, като щракнете върху бутона „добавяне на хора към групата“. Тази икона се показва като снимка на човек в най-дясната част на екрана. Ще можете да добавите всеки към смяната и графика, стига да има валиден профил по вашия план за Office 365.

След като някой бъде „добавен“ към групата, можете да създадете смяна за него. За да направите това, просто щракнете два пъти върху празен слот в техния график за седмицата. По подразбиране този график ще бъде разделен на дни от седмицата. Оттам можете да щракнете двукратно върху конкретен ден и да попълните някои подробности за конкретната смяна. Това включва начални и крайни времена, цвят за конкретна тема (или дейност), някои бележки за това за какво е смяната. Можете също да добавите някои по-специфични дейности, които не са обхванати, като щракнете върху бутона Добавяне на активност.

След като приключите, смяната може да бъде добавена към графика, като щракнете върху бутона Запиши. Винаги можете да се върнете назад и да редактирате подробностите, като щракнете с десния бутон върху графика и изберете Редактиране на смяна. Ако искате да го копирате и в друг ден (което правим, защото имаме много подобни смени на писане тук в Blog.WebTech360), можете да щракнете с десния бутон, изберете Копиране и след това щракнете с десния бутон там, където искате да поставите shift и изберете Поставяне. 

Ако искате да персонализирате малко графика, можете да въведете име или допълнителни подробности в полето над слотовете за смяна. Можете също да добавите някои бележки в секцията Бележки за деня, за да дадете на себе си допълнителна информация.

Можете също да създадете някои отворени смени, като щракнете върху областта Отворени смени. Това ще ви позволи да създавате „безплатни“ смени, преди да ги възложите на другите си членове. Когато създадете отворена смяна, ще можете да я възложите на членовете на екипа. Просто щракнете върху ... под него и изберете Присвояване на отворена смяна. 

Има и допълнителни контроли за филтриране на изгледа по членове, за отпечатване на текущия изглед или за промяна на изгледа въз основа на смени, наличност или групи. Можете дори да промените изглед за ден, седмица или месец, ако е необходимо.

Споделяне на смени с вашия екип

След като се създаде смяна, тя не става официална или не се появява във версията на Teams на вашия служител, докато не бъде споделена. Можете да направите това, като щракнете върху лилавия бутон Споделяне с екип в горния десен ъгъл на екрана. Това ще ви даде допълнителни контроли за това как да го споделите с членовете на екипа. Ще видите някои опции, за да изберете дните, които искате да споделите с членовете на екипа. Чувствайте се свободни да изберете диапазон, който искате да включите. Те също така ще бъдат квадратчета за отметка, за да уведомят целия екип (който всички са посочени в графика) или само хората, които са били засегнати (хората, на които току-що сте назначили смени).

Управление или правене на почивка и други заявки

Shift и създадени графици, вашите потребители и служители на Teams ще имат нови опции, за да видят графика си, когато щракнат върху секцията Shifts на Teams. В допълнение към прегледа на графика си обаче, те също могат да поискат почивка и да поставят други заявки. Това става чрез щракване върху иконата в горния десен ъгъл на екрана, която е оформена като часовник с въпросителна.

Потребителите могат да подадат заявка за почивка и след това да проверят състоянието му. Те също могат да го отменят, ако е необходимо. Те също могат да поискат да сменят смяната си или да направят оферта за друга. Има приятен потребителски интерфейс, който им позволява да изберат причина, да оставят бележка за това, както се вижда по-горе.

Като мениджър или администратор, от вас зависи да одобрите тези заявки. Можете да направите това, като щракнете върху раздела Заявки под Shifts. Ще го видите под В ход. След това можете да го проверите от дясната страна на екрана. Ще има опции да го одобрите или отхвърлите, както оставихме по-горе. Когато одобрите като мениджър, потребителят ще получи известие за това.

Настройка на часовника на смени

Последният аспект на смените в екипите, който ще разгледаме, е часовникът. Тази опция Часовник ще позволи на служителите ви да влизат и излизат с помощта на своите мобилни устройства. Като мениджър можете също да настроите опционално откриване на местоположение. Това ще установи къде се намират служителите, когато влизат и излизат. Тези настройки могат да бъдат променени или премахнати по всяко време, като щракнете върху раздела Настройки в Shifts в Teams. Там ще видите бутон Начало за настройка, за да го настроите.

Вашите служители могат да използват часовника в Microsoft Teams на своите мобилни устройства с iOS или Android. Когато щракнат върху него, те ще могат да влязат в часовника и след това да излязат от часовника за почивки, като посетят отново приложението Teams. Те също ще имат възможност да го потвърдят. След това ще можете да го експортирате като електронна таблица на Excel и да го проверите и да изтеглите отчета за входа и изхода на часовника чрез същия раздел Time Clock, който споменахме по-горе.

Как ще използвате Shifts?

Както можете да видите, Shifts in Teams е доста изчерпателно решение. Ако нямате достъп до услуги за заплати като ADP, той може да се използва за проследяване на работното време и много други. Освен това е лесна за настройка и не отнема много време, за да свикнете. Открихте ли, че ръководството е полезно? Уведомете ни в коментарите по-долу и не забравяйте да останете на линия за Blog.WebTech360 тази седмица, докато се потопим по-дълбоко в изживяването на Shifts.