Как да управлявате срещи в Outlook

Ето нашите избори за това как можете да управлявате срещи в Outlook

Използвайте асистента за планиране. Тази вградена функция на Outlook може да бъде намерена, като щракнете върху раздела Начало, последвано от щракване върху стрелката надолу до Нов имейл и след това изберете Среща.

Преди да се съгласите да се присъедините към среща от имейл, можете бързо да прегледате календара си, за да видите как се оформят вашият ден или седмица. Просто задръжте курсора на мишката върху иконата на Календар, за да видите месечния календар.

Отворете имейла с искане за среща. Трябва да видите Приемане, Предварително или Отказване. Щракнете върху един от тях, за да уведомите присъстващите на срещата за състоянието ви и да го добавите към календара.

Ако работите от вкъщи или сега се връщате в офиса, нещо, което винаги се е повтаряло с времето, са срещите. От обсъждане на важни теми, провеждане на интервюта, едно към едно и много повече, част от всеки бизнес или работа включва срещи, така че всеки да може да се запознае с бързината и да остане на една и съща страница.

Колкото повече срещи имате обаче, толкова по-объркан може да стане календарът ви. Е, приложението Outlook на Windows 10, както е включено в Microsoft 365, улеснява управлението на срещи. Ето нашите избори за това как можете да управлявате срещи в Outlook.

Използвайте асистента за планиране

Нашият избор номер едно за управление на срещи в Outlook е да използваме помощника за планиране. Тази вградена функция на Outlook може да бъде намерена, като щракнете върху раздела Начало, последвано от щракване върху стрелката надолу до Нов имейл и след това изберете Среща. След това трябва да видите раздел, който се показва отгоре за помощник за планиране. Щракнете върху това.

Поглеждайки към помощника за планиране, засенчена зона с вертикални ленти ще показва желаните от вас часове за срещи. Можете да плъзнете лентите, за да регулирате времето. Ще се покаже и мрежа, когато присъстващите са налични. Ще видите, че Outlook също ще предложи времена и броя на конфликтите за тази среща, ако има такива.

Помощникът за планиране помага да се гарантира, че всички в срещата ще бъдат на една и съща страница и че няма конфликти. Той ще блокира моментите, когато вашите колеги не са на разположение, и дори ще ви позволи да видите кога заседателните зали са и не са налични, когато правите среща.

Бързо прегледайте своя календар

Следващото за управление на срещи в Outlook е да използвате календара на Outlook във ваша полза. Преди да се съгласите да се присъедините към среща от имейл, можете бързо да прегледате календара си, за да видите как се оформят вашият ден или седмица. Просто задръжте курсора на мишката върху иконата на Календар, за да видите месечния календар. С бързия изглед на календара ще можете да видите графика си, без да оставяте имейлите си.

След като задържите курсора на мишката върху иконата, ще можете да видите предстоящите срещи и срещи за седмицата. Можете също да видите в кои стаи се появяват и по кое време. Ако желаете, можете също да изберете иконата за закрепване на надникване в горния десен ъгъл на календара (близо до лентата за превъртане), за да закачите надникването и да го последвате, докато четете имейлите си.

Използвайте функцията за заявки за срещи във ваша полза

Последният ни избор е свързан с функцията за заявки за срещи в Outlook. С този вие имате пълен контрол върху отговарянето на заявки за срещи, докато ги получавате, като гарантирате, че имате най-актуалната информация в календара си. Освен това помага да изчистите входящата си кутия от покани.

За да използвате тази функция, ще трябва да отворите имейл с искане за среща. Трябва да видите Приемане, Предварително или Отказване. Щракнете върху един от тях, за да уведомите присъстващите на срещата за състоянието ви и да го добавите към календара. Ако приемете, можете да редактирате отговора преди изпращане, да изпратите отговора сега или да не изпращате отговор. Тези избори ще помогнат на организатора на срещата да има по-добра представа кой планира да присъства. Ако не отговорите, човекът, който го е организирал, няма да знае дали планирате да присъствате или не.

Разбира се, можете също да щракнете върху опцията за предложение за ново време, за да предложите алтернативен час за срещата. Или, след като приемете, можете да редактирате срещата от календара си, да кажете за промяна на часа, като щракнете с десния бутон върху нея.

Вижте и някои други функции

Въпреки че обсъдихме приложението Outlook за Windows, има и някои допълнителни начини за управление на срещи. Те обхващат Outlook за уеб и Outlook за мобилни устройства. Както беше обявено през юли , Outlook в мрежата вече дава на потребителите повече контрол върху поканите за срещи чрез показване на съобщения, подробности за срещата, отговорите на присъстващите и други. Междувременно Outlook за Android показва информацията, която може да намерите за подходяща, като имейли и файлове, в подробностите за събитието във вашия календар, за да ви помогне да планирате по-добре срещи. Определено има повече от един начини за управление на срещи в Outlook, така че ни уведомете как управлявате срещите си, като ни пуснете коментар по-долу.