Как да създадете поток в Microsoft Teams и защо може да искате да ви помогне да останете продуктивни

С Power Automate и Microsoft Flow можете да създадете определени „потоци“, които да ви помогнат да следите бизнеса си и да повишите производителността си. Ето как.

Настройте приложението Power Automate на Microsoft Teams, като го инсталирате от каталога на приложенията в лявата странична лента на Teams

След като настроите, ще бъдете отведени до началната страница в Power Automate. Щракнете върху бутона Нов поток. След това изберете такъв, който пасва на Microsoft Teams.

Не забравяйте да свържете акаунтите си с Flow, за да светне в зелено

Продължете и следвайте инструкциите на екрана и след това щракнете върху Създаване на поток

Потокът ще се попълни в Teams и ще се появи в списъка на главната страница на Power Automate

Искали ли сте някога да получите известие за дейности, които се случват в Teams, свързани с качени документи, подписани формуляри или дори задачи, които се изпълняват в Planner? Обикновено може да се наложи да проверите всяко от тези приложения на Microsoft 365 поотделно, за да сте наясно с нещата. Въпреки това, с Power Automate и Microsoft Flow можете да създадете определени "потоци", които да ви помогнат да следите бизнеса си и да повишите производителността си. Днес ще ви покажем как можете да направите това.

Добавяне на Power Automate към Teams

Първо, ще трябва да добавите Power Automate към Microsoft Teams, за да продължите. За да направите това, щракнете върху секцията Приложения в страничната лента на Teams. Оттам потърсете Power Automate. След това изберете приложението Power Automate, което се отваря, и изберете лилавия бутон за добавяне. Ако искате потоци в конкретен канал или цял екип за всички потребители, можете също да изберете стрелката надолу и да изберете Добавяне към екип, ако имате привилегиите да добавите автоматизация за всички. След като приключите, трябва да видите приложението Power Automate да се отваря в страничната лента в Teams.

Създаване на готов, "популярен" поток в Teams

След това трябва да бъдете отведени до филтрирана опция, която ви показва само потоци и шаблони на Microsoft Teams. Можете да филтрирате към други потоци, ако искате, като щракнете върху бутона за филтриране до бутона Търсене на потоци (но повече за това по-късно.) Както и да е, вие също трябва да забележите някои популярни шаблони за потоци в Teams. Това са предварително направени шаблони от Microsoft, които можете да активирате само с няколко щраквания, без да се изисква кодиране!

Първо ще се съсредоточим върху тях, тъй като те са най-популярните и помагат за справяне с някои от най-често срещаните нужди от известия в Teams. Ето списък по-долу, но имайте предвид, че можете да видите списък с всички потоци на Teams, като изберете Вижте всички шаблони на Teams в долната част на приложението Power Automate. Най-общо казано, всеки от потоците в списъка с екипи ще бъде настроен директно, като ще са необходими само няколко прости стъпки.

• Уведомете екип, когато бъде изпратен нов отговор на формуляри
• Когато състоянието на задача в Planner се промени, за да завърши, уведомете канал
• Уведомете екип, когато се създаде нов елемент в списък на SharePoint
• Запазете съобщение в OneNote
• Създайте работен елемент от съобщение
• Уведомете екип, когато се добави нова задача към дъска на Trello
• Уведомете екип, когато състоянието на работен елемент се промени в Azure DevOps
• Уведомете екип, когато се задейства сигнал в PowerBI.

Ако желаният от вас поток е в този списък, щракнете върху него. Ще получите изскачащо съобщение, което ви позволява да го конфигурирате. Използваме потока за промени на задачите в Planner, като пример. Обикновено трябва да видите поле, което ви позволява да наименувате потока. След това под това ще има списък с входове (или конектори), които ще ви трябват. Уверете се, че сте влезли във всеки един от тях, след което щракнете върху Продължи и следвайте инструкциите на екрана. В нашия случай ще трябва да конфигурираме и изберем идентификатора на групата на Planner, ID на плана, екипа на Teams и след това канала, за да продължим.

Когато сте готови, можете да изберете Създаване на поток. След това трябва да видите изскачащо съобщение, което казва, че вашият работен процес е създаден. Сега се появява в списъка с потоци на главната страница на Power Automate! И отсега нататък ще работи автоматично.

Създаване на друг и персонализиран поток в Teams

Благодарение на Power Automate вие не сте ограничени само до потоци, тематични към Teams. Ако искате, можете да създадете и други потоци. Можете да превключите към тях, като щракнете върху бутона Филтър в горната част на екрана, до полето за търсене и изберете Всички шаблони. След това погледнете наляво, за да изберете категория. Стъпките ще бъдат същите, като се изисква да влезете и да свържете акаунти, както направихме по-горе.

Ако сте по-напреднал потребител, можете също да създадете празен поток самостоятелно, без да следвате шаблон. Щракнете върху раздела Създаване в Power Automate и след това изберете Създаване от празно. Оттам ще видите списък със задействания и действия. Ще видите и някои теми под Всички. Изберете вашата тема, за да филтрирате задействането и действията.

След това изберете задействане, като следвате инструкциите на екрана. След като задействането приключи, настройте действието, като следвате инструкциите и съветника на екрана. Всеки поток има различен набор от инструкции, но е доста лесен за разбиране. След това можете да тествате потока, като щракнете върху бутона Тест в горната част. Можете също да проверите потока за грешки, като изберете и Flow Checker. Когато сте готови, щракнете върху Save и вашият поток ще бъде въведен в действие.

Проверка и изтриване на потоци

След като сте създали своите потоци, можете лесно да ги изтриете или редактирате. Просто отворете приложението Power Automate в Teams, като щракнете върху ( . .) в страничната лента и след това щракнете върху раздела Начало. Оттам трябва да видите списък с вашите потоци. Можете да преместите мишката си най-вдясно и да щракнете върху трите точки в списъка и след това да изберете Редактиране или Изтриване, за да изтриете потока. По-важното е, че можете също да проверите Run History, за да видите как работи, дали е станала измамна.

Само началото на безкрайни възможности!

Създаване на поток в Teams с мощност Automate е само началото на възможностите. Microsoft има платформа, известна като PowerApps, която ви позволява да създавате свои собствени персонализирани приложения за вашия бизнес, като използвате подобни шаблони. Можете да научите повече за това тук . И не забравяйте, проверете нашия център на Microsoft 365 за още новини и информация.