8 основни технологични хакове на работното място

Изглежда, че никога няма край на имейлите, обажданията и задачите, които трябва да бъдат изпълнени за един ден. Практически е невъзможно да останете на върха на работата си без малко помощ. Изготвихме списък с 8 основни хака на работното място, фокусирани върху технологиите, за да ви помогнем да увеличите производителността, като същевременно запазите здравия си разум.

1. Настройте телефона си на „Не безпокойте“

Почти всеки има инстинкта да провери телефона си веднага, когато усети вибрацията в джоба си или чуе тихото звънене на телефона си. Като просто настроите телефона си на режим „Не безпокойте“ през ключови части от деня ви, може да помогне за премахване на ненужните разсейвания.

Шансовете са каквото и да е било, може да почака.

2. Използвайте „Глас към текст“, за да диктувате

Малко хора могат да пишат толкова бързо, колкото са в състояние да говорят. Като използвате софтуер като Dragon или Watson на IBM, вие ще можете да изпълнявате задачите много по-ефективно.

В момента има няколко налични версии. Така че дори ако сте в индустрия, която има много специфичен народен език или жаргон, като медицинската област, все още можете да получите такъв, който ще разпознава всяка дума, която кажете.

3. Използвайте филтри за синя светлина или очила

Този хак може да бъде спасител. Все по-голям брой  проучвания  показват, че времето, което хората прекарват пред източници на синя светлина, може да има отрицателни ефекти. Те могат да варират от главоболие и напрежение на очите до проблеми със съня.

Очилата със синя светлина или филтрите за монитори могат да помогнат за облекчаване на тези проблеми с минимални разходи.

4. Използвайте програми за онлайн конферентни разговори

Програми като Slack и Whatsapp могат да бъдат огромна полза за производителността на екипа. Те предлагат възможността винаги да сте свързани. Сега няма чакане на имейл за отговор. Можете да настроите отделни групи, които да включват само необходимите членове на екипа. Тъй като има настолни и мобилни приложения, можете да настройвате срещи, независимо къде се намира екипът ви в момента.

Ако е необходимо видеообаждане, тогава има изобилие от опции, включително MS Team, Zooom или Skype за бизнес. Всички те предлагат лесни за използване формати, за да може вашият екип да работи заедно.

5. Споделете календари на Outlook

Този хак е може би един от най-лесните за пренебрегване. Всеки път, когато има среща, опитът за намиране на най-подходящия момент може да бъде проблем. Чрез просто споделяне на календар на Outlook всеки член на екипа ще може да види какво правят другите членове. Това ще намали количеството комуникация, необходимо за насрочване на срещи, и като допълнителен бонус, това е лесен начин да запомните рождения ден на всеки.

6. Използване на макроси за рационализиране на работния процес

Използването на макроси наистина може да помогне за рационализиране на повтарящи се задачи, които са част от вашия ден. Microsoft Suite и Google Docs могат да изпълняват персонализирани макроси. Отделете няколко минути, като научите какво могат да направят за вас, за да наблюдавате бързото увеличаване на производителността ви.

7. Създавайте ежедневно списъци с приоритетни задачи

Чрез създаване на приоритетен списък със задачи за себе си и вашия екип можете да гарантирате, че всички са на работа.

Има много приложения, които ще ви помогнат да направите това. Просто потърсете предпочитания от вас магазин за приложения. След това започнете със създаване на списък с всичко, което трябва да се свърши с крайния срок за всяка договорена позиция. След това разделете елементите на за категории; спешен и важен, важен, но не спешен, спешен, но не важен и нито важен, нито спешен.

След като направите това, ще бъде лесно да решите какво трябва да се направи и какво може да изчака. Нека си признаем: много от това, което можем да направим, са нещата, които могат да чакат.

8. Правете технически паузи

Въпреки че технически това не е технологичен хак, това е страхотен умствен хак. Веднъж на час направете кратка почивка. Станете от бюрото си и се протегнете или отидете до охладителя за вода. Като просто се отдалечите от технологията за няколко минути, можете да нулирате и да преминете към задачата много по-ефективно.

Все пак има ключ към този хак. Не си правете почивка от технологиите, като отидете на телефона си или проверите имейла.

Това е почивка от задачата, а не откъсване от технологията. Опитайте и ако не смятате, че можете да ставате веднъж на час, опитайте  правилото 20-20-20 . Това е почивка на всеки 20 минути, за да се съсредоточите върху нещо, което е на 20 фута разстояние за 20 секунди. Простото фокусиране върху нещо по-далече за няколко секунди може да ви помогне да се концентрирате.

Последни мисли

В днешния свят всички ние се опитваме да бъдем възможно най-ефективни. Опитайте тези хакове. Ще видите абсолютно увеличение на вашата производителност.