NetSuite срещу. QuickBooks

Счетоводните процеси стават по-сложни с разрастването на бизнеса. Един от начините, по който компаниите могат да подобрят точността и спазването на регулаторните изисквания, е като разчитат на счетоводен софтуер. Въпреки че на пазара има много счетоводни софтуери, NetSuite и QuickBooks са сред водещите.

Въпреки това, NetSuite и QuickBooks имат забележителни разлики, които ги правят подходящи за специфични бизнес нужди. Как се сравняват двете? Тази статия ще даде отговора.

Общ преглед на NetSuite

NetSuite не е вашият обичаен счетоводен софтуер. Това е облачен софтуер за корпоративно планиране на ресурсите (ERP), който обединява всички бизнес дейности. Това означава, че се интегрира с множество приложения, покриващи повечето бизнес функции, включително счетоводство, човешки ресурси, управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), управление на инвентара и складове, верига за доставки и производство.

Едно от най-значимите предимства на използването на този софтуер е, че не е необходимо да поддържате различен софтуер на трети страни за всеки отдел. Можете да подадете информация и да я изтеглите от централна база данни в реално време.

Тъй като NetSuite е софтуер като услуга (SaaS), трябва само да платите абонамент за достъп до платформата. Компанията отговаря за поддръжката и надграждането на основната инфраструктура, настройката на сървъра и инсталирането на софтуер от ваше име.

NetSuite е насочен към средни до големи организации от различни индустрии, включително производство, търговия на дребно, здравеопазване и професионални услуги.

Общ преглед на QuickBooks

За разлика от NetSuite, QuickBooks се фокусира основно върху нуждите от финансово управление на стартиращи фирми и малки фирми. Като цяло QuickBooks се предлага в две версии – онлайн и десктоп.

QuickBooks Online е базиран на облак. Тя ви позволява да осъществявате дистанционен достъп до финансовите си данни на вашия бизнес, стига да имате интернет връзка. Обикновено QuickBooks Online се предлага в различни абонаментни планове, пригодени да посрещнат различни бизнес нужди.

Обратно, QuickBooks Desktop се инсталира локално на компютър. По този начин можете да получите достъп до финансовите си данни само на място. Предлага се в различни издания, включително Pro, Premier и Enterprise, всяка от които има фиксирана годишна абонаментна такса.

Сравнение между NetSuite и QuickBooks

Както споменахме, QuickBooks отговаря на нуждите на стартиращи и малки фирми, докато Netsuite се фокусира върху тези с 50 до 200+ служители. Фактът, че всеки е насочен към определена аудитория, обяснява защо характеристиките им са толкова различни.

Асистирано счетоводство

QuickBooks има функция за поддръжка, наречена QuickBooks Live. Той свързва потребителите с виртуални счетоводители, които могат да помогнат с процеса на настройка и изготвянето на финансови отчети. След това можете да проведете видео разговор и да зададете въпросите си на виртуалния счетоводител.

Виртуалният счетоводител обаче може да не помогне с ежедневните счетоводни дейности, като записване на вземания и задължения, фактуриране и управление на инвентара.

NetSuite, от друга страна, няма специална функция за подпомагане на счетоводството. Потребителите намират поддръжка от компании на трети страни като Cogneesol. Освен помощ при финансови отчети, такива компании предлагат ежедневни счетоводни услуги.

Брой потребители

QuickBooks има ограничения по отношение на броя на потребителите. Например QuickBooks Online Advanced побира трима счетоводители и 25 таксувани потребители. Това е полезно, защото помага на бизнеса да даде достъп на множество потребители без допълнителни разходи. Въпреки това може да не е достатъчно в организации с големи счетоводни екипи.

Обратно, NetSuite, като корпоративно решение, няма ограничение за брой потребители. Можете да добавите толкова потребители, колкото искате. Въпреки това цената на абонамента ще се увеличи, когато добавите повече потребители.

Мащабируемост

Въпреки че QuickBooks предлага няколко версии, неговата мащабируемост е ограничена в сравнение с NetSuite. Ако даден бизнес се разраства бързо, може да е предизвикателство да го персонализирате за сложни операции като проследяване на инвентара, без да разчитате на инструменти на трети страни.

Дизайнът на NetSuite има предвид мащабируемостта. Без значение колко голям расте вашият бизнес, можете да персонализирате модулите, за да посрещнете увеличения брой потребители, обеми на транзакции и сложност на данните, свързани с по-големите предприятия.

Потребителски интерфейс

QuickBooks има сравнително лесен потребителски интерфейс, подходящ за стартиращи фирми без много опит в счетоводния софтуер. С минимално обучение, неговите опростени менюта за навигация и оформление позволяват на потребителите да имат бърз достъп до основни функции. Също така, удобният за потребителя интерфейс помага за точното изготвяне и представяне на финансови отчети.

NetSuite има разширени функции, така че потребителският му интерфейс може да е предизвикателство за навигация. Дори опитни професионалисти ще изискват обучение. Но софтуерът има насоки за обучение, за да помогне на потребителите да учат.

Вградени интеграции

Интеграцията с приложения на трети страни увеличава функционалността на счетоводния софтуер. QuickBooks позволява до 750 интеграции на трети страни и има вграден софтуер на трети страни. Някои примери за интеграции на QuickBooks включват заплати, електронна търговия, управление на инвентара и бюджетиране.

NetSuite е интегриран от край до край, елиминирайки необходимостта от свързване на модули на трети страни. В някои случаи дори се обединява с доставчици трети страни, за да интегрират техните услуги в NetSuite.

Мобилно приложение

Нуждата от мобилен счетоводен софтуер се увеличи, тъй като повечето фирми преминават към дистанционна работа. За да отговорят на нуждите на потребителите, NetSuite и QuickBooks имат мобилни приложения, съвместими с iOS и Android. Въпреки че тези приложения са функционални и се синхронизират с основния софтуер, те може да имат ограничени функции.

Мобилното приложение NetSuite има по-обширен потребителски интерфейс в сравнение с QuickBooks. Неговите функции включват опции за персонализиране на отчети, регистриране на повиквания, проследяване на времето и ключови показатели за ефективност. Освен това поддържа насочено известие за действия, които изискват незабавно внимание.

Мобилното приложение QuickBooks позволява на потребителите да записват транзакции, да изпращат фактури, да въвеждат разходи и да изпращат отчети. Освен това можете да сканирате разписки и приложението ще ги запише по подходящ начин. При промени в записите ще получите известие.

Ценообразуване

И NetSuite, и QuickBooks са платен софтуер. Те обаче имат безплатен пробен период, от който можете да се възползвате, за да тествате функциите, преди да се ангажирате с абонамент.

QuickBooks Online има няколко нива на абонамент, всеки с различни функции и предварително определен брой потребители. Те включват:

• Лесно стартиране: Има основни функции и поддържа един лицензиран потребител.
• Essentials: Този абонамент е по-усъвършенстван от обикновеното начало, като поддържа трима лицензирани потребители. В допълнение към основните функции, той позволява на потребителите да добавят време на служителите към фактурите и да управляват сметки.
• Професионалист: Предлага всички функции на основното ниво плюс инвентаризация и проследяване на проекти. Освен това поддържа петима лицензирани потребители.
• Разширено: Това е най-скъпото ниво за до 25 потребители. Той има всички професионални функции плюс партидно фактуриране, автоматизация на работния процес, управление на разходите на служителите, разширен бизнес анализ и др.

Тъй като NetSuite предлага ERP решения, той е по-скъп от QuickBooks. Обикновено цената, която плащате, зависи от размера на вашата организация, броя на потребителите, годишните приходи и избраните от вас модули. Освен основната цена на софтуера, вие също трябва да платите такса за всеки потребител.

Поддръжка на клиенти

NetSuite и QuickBooks се свързват в предлагането на обширна поддръжка на своите потребители. Ако срещнете проблем при използване на който и да е софтуер, можете да се свържете с марките чрез имейл, телефон или поддръжка в чат на живо. Единствената малка разлика в този случай е, че поддръжката на обажданията на QuickBooks е налична през работното време, докато NetSuite предлага денонощна помощ. Освен това можете да взаимодействате с други потребители чрез поддръжка на общността.

Сигурност на данните

Финансовите данни винаги са чувствителни и поверителни за повечето фирми. Следователно счетоводният софтуер, независимо дали е базиран в облак или локален, трябва да може да защитава данните от неупълномощени лица.

NetSuite предлага няколко функции за защита на данните. Сигурността му започва със силно криптиране на данни, настройка на парола и базиран на роли достъп. За допълнително ниво на сигурност, софтуерът ограничава достъпа до устройства с различен IP адрес, различен от посочения.

По същия начин QuickBooks добавя сигурност към всички свои процеси, използвайки функции като криптиране и защитени с парола влизания.

Характеристика

Ето как се различават счетоводните функции на NetSuite и QuickBooks:

Задължения по сметки

Задълженията са стоките, които бизнесът купува от доставчици на кредит. Без подходящ контрол на дължимите сметки винаги има голям шанс за погрешни твърдения или измамни дейности.

Netsuite предотвратява това, като разполага с механизъм за работен процес на одобрение. Той гарантира разделянето на различните дейности, свързани със задълженията, като правене на поръчка, получаване и плащане, дори ако отговорните страни не са заедно. Това гарантира, че всяка страна получава достъп до данни, свързани с тяхната роля. Ако възникне грешка, ще бъде възможно да се определи откъде идва.

За разлика от това QuickBooks има ограничено одобрение на работния процес. Потребителите могат да създават само няколко отделни задължения, което отслабва контролите.

Вземания по сметки

Функцията за вземания в QuickBooks и NetSuite работи по подобен начин. Той ви помага да управлявате списъка на вашите длъжници, да проследявате сумата на вземанията и да записвате плащанията точно. Освен това можете да генерирате отчети, свързани с вашите длъжници, като анализ на фактури, отчети за стареене и отложени приходи.

Повечето от функциите за вземания в NetSuite обаче са силно автоматизирани и не изискват много ръчно въвеждане, както в QuickBooks. Освен това модулът за вземания на NetSuite разполага с над 300 функции, което означава, че има повече функционалности. QuickBooks, от друга страна, се отличава с прост интерфейс.

Управление на дълготрайни активи и лизинг

Можете да отчитате дълготрайни активи и лизингови договори в QuickBooks чрез записи в дневника. Софтуерът обаче няма специални функции за управление на дълготрайни активи или лизинг, вградени във функционалността му. Това го прави по-малко функционален в сравнение с NetSuite, който има специални функции за управление на дълготрайни активи и лизинг.

Управление на инвентара

QuickBooks позволява на потребителите да изпълняват основни задачи за управление на инвентара, като създаване на списъци с продукти, проследяване на количества и управление на пренареждане. Потребителите трябва да интегрират софтуера с инструменти за управление на инвентара на трети страни за разширени услуги за инвентаризация.

За разлика от това, NetSuite е по-усъвършенстван, защото има силно автоматизиран вграден модул за управление на инвентара. Тя позволява на потребителите да получат незабавна видимост на нивата на запасите, оборота и поръчките за по-добро вземане на решения. Производствените компании, които съхраняват своите суровини в складове, също могат да използват NetSuite, тъй като има функция за управление на склада.

Докладване

Независимо дали използвате QuickBooks или NetSuite, можете да генерирате финансови отчети, включително парични потоци, печалби и загуби и отчети за финансовото състояние. QuickBooks разчита на своите разширени възможности за отчитане, докато NetSuite използва разширени функции за анализ и отчитане.

Фактори, които определят дали да използвате QuickBooks или NetSuite

И QuickBooks, и NetSuite са надежден счетоводен софтуер. Всеки обаче има своите силни и слаби страни - освен това има специфични ситуации, когато всеки е подходящ. Ето някои фактори, които ще ви помогнат да решите дали да изберете QuickBooks или NetSuite.

Размерът на бизнеса

Обикновено малките предприятия нямат сложни счетоводни нужди. Така че QuickBooks може да е достатъчен в този случай. Големите организации с клонове и дъщерни дружества в различни страни трябва да изберат NetSuite. Освен управлението на счетоводните нужди, той може да помогне на вашия бизнес да автоматизира други процеси.

Разходите

Както бе споменато по-горе, абонаментните услуги на NetSuite са по-скъпи. За бизнес, който все още е в ранен етап на растеж, добавянето на повече разходи може да повлияе негативно на рентабилността, така че преди да изберете NetSuite, е от решаващо значение да прецените дали вашият бизнес може да се ангажира с дългосрочни разходи, без да се натъква на финансови проблеми. Ако цената е твърде висока, изберете QuickBooks.

Съществуващи бизнес нужди

Бизнесът трябва да се развива с растеж. Ако се стигне до точка, в която функциите на QuickBooks не работят, можете да преминете към NetSuite. Неговото високо ниво на персонализиране го прави по-малко предизвикателство за бизнеса да мащабира, без да подменя съществуващата инфраструктура.

Често задавани въпроси

Мога ли да използвам QuickBooks и NetSuite в моите бизнес операции?

Използването на QuickBooks и NetSuite във вашия бизнес не е осъществимо, тъй като и двете работят като самостоятелен софтуер и не се интегрират. Освен това това би причинило неефективност, тъй като ще трябва да поддържате данните си на отделни места.

NetSuite по-добър ли е от QuickBooks?

NetSuite има по-усъвършенствани функции от QuickBooks, което може да го направи да изглежда по-добре. Този софтуер обаче отговаря на различни нужди. Така че всеки е най-добър за това, за което е създаден.

Колко време отнема да се реализира възвръщаемост на инвестицията след преминаване от QuickBooks към NetSuite?

Може да отнеме няколко месеца, преди вашият бизнес да реализира възвръщаемост на инвестициите (ROI) след преминаване към NetSuite. Фактори като избрани модули, персонализиране и обучение обаче оказват влияние върху времевата линия.

Изберете счетоводен софтуер, който работи за вашия бизнес

Това, че и NetSuite, и QuickBooks са счетоводен софтуер, не означава, че работят по един и същи начин. Всеки има уникални характеристики, които отговарят на различни бизнес нужди, така че преди да изберете някой от тях, е изключително важно да направите задълбочена оценка, за да изберете този, който ще помогне на вашия бизнес да поддържа ефективни записи.

Кой счетоводен софтуер смятате, че е подходящ за вашия бизнес в момента? Какви фактори сте взели предвид, за да стигнете до това заключение? Уведомете ни в секцията за коментари по-долу.