Полезни съвети как да организирате виртуални срещи по правилния начин

Виртуалните срещи станаха по-чести, особено по време на пандемията, когато повечето хора започнаха да работят дистанционно. Някои компании имат офиси по целия свят, така че често провеждат онлайн срещи, за да комуникират ефективно.

Би било много трудно да се свържете с вашите колеги, клиенти или служители без приложения за виртуални срещи. За да проведете виртуална среща по правилния начин, трябва да вземете предвид няколко неща, които ще бъдат обсъдени в тази статия.

Съдържание

• 1 Подготовка на контролен списък за среща
• 2 Избор на правилната платформа
• 3 Комуникация и ангажираност

Подготовка на контролен списък за среща

Важно е да влизате във виртуални срещи с план, за да използвате времето си точно както бихте направили при среща лице в лице. На първо място, трябва да определите целите и целите, които бихте искали да постигнете на тази среща. Напишете всички точки, които искате да обхванете в дневния ред на срещата, за да поддържате нещата организирани и да провеждате безпроблемна сесия на срещата.

Отбележете кой ще бъде домакин на срещата и кой ще въведе определена тема. Напишете тези имена до всяка точка за разговор в дневния ред на срещата си. След като приключите, изпратете този дневен ред по имейл на всички възможни присъстващи предварително, за да им дадете възможност да го прегледат и да ги насърчите да подготвят въпроси относно тези теми.

Избор на правилната платформа

Има множество програми за срещи онлайн, които хората използват по целия свят, за да провеждат своите виртуални срещи. За да изберете правилния, трябва да вземете предвид няколко фактора. Ако вашата компания иска да провежда виртуални срещи за големи събития, опитайте се да потърсите платформа, която е специфична за тази цел.

За редовни ежедневни срещи потърсете програма, която ви позволява да записвате срещите за бъдещи справки или ако някой е пропуснал срещата, може да я прегледа по-късно. Някои програми съдържат страничен чат, за да задавате въпроси на говорещия, без да нарушавате речта им. Понякога хората искат да зададат няколко въпроса едновременно и ако говорят наведнъж, това може да наруши срещата и да загуби време.

Друга полезна функция е да видите дали програмата ви позволява да синхронизирате графиците за срещи с вашия онлайн календар. Това улеснява каненето на хора на срещата и изпраща автоматични напомняния до всеки човек.

Някои програми ви позволяват да добавяте логото на вашата компания и цветни теми във виртуалните заседателни зали, така че да отразявате професионалната си идентичност при среща с клиенти. Други функции, като изпращане на викторини и игри на вашите служители по време на срещата, могат да помогнат да я направят активна и да насърчат хората да се ангажират. Ще имате нужда от всички възможни инструменти, за да гарантирате, че хората участват активно във виртуална среща.

Комуникация и ангажираност

За да сте сигурни, че срещата протича гладко, трябва да установите някои основни точки от етикета на срещата, които всички присъстващи трябва да спазват. Първо, решете как присъстващите могат да задават въпроси , когато някой говори.

Трябва ли да натиснат бутона „вдигане на ръка“ или да зададат своите въпроси в чата? Във всеки случай, помолете присъстващите да натиснат бутона за изключване на звука, когато някой говори, за да блокират фоновите шумове и да говорят само когато домакинът ги помоли да участват в разговора, за да избегнат прекъсвания.

Имайте предвид, че може да има разлики в скоростите на интернет връзката, което причинява забавяне на говора и прекъсвания, които могат да отнемат време. Не забравяйте да отделите няколко минути, за да попитате как са хората, преди да започнете срещата. Можете да се включите в приятелски разговор за пет минути, за да се свържете със служителите си и да им позволите да общуват помежду си.

Ангажирането на присъстващите да участват във виртуална среща може да бъде трудно. Ако служителите са склонни да дремят по време на срещи лице в лице, как мислите, че ще действат на виртуални срещи? Не забравяйте да извикате всеки човек по име, за да привлечете вниманието му и да зададете въпрос тук-там.

Ако смятате, че човек не реагира или не участва в страничния чат, позволете му да говори от време на време и го помолете да участва в разговора. Това ще накара и другите да обърнат внимание, в случай че им зададете въпрос. Освен това ги кара да се чувстват, че искате да чуете техния принос в срещата.

Важното във всяка виртуална среща е да се уверите, че всеки човек участва няколко пъти или толкова, колкото срещата позволява. Позволете на всеки човек да говори поне веднъж в срещата и го насърчете да въвежда въпроси в страничния чат.

Също така е полезно поне веднъж месечно да провеждате забавна среща, за да могат хората да се запознаят помежду си, като така срещите протичат по-естествено.