Как да използвате To Do в Outlook с Microsoft 365 за вашето предимство в производителността

Microsoft Outlook има интеграция с To Do, инструмент за управление на задачи, който може да ви помогне да бъдете малко по-продуктивни. Ето как можете да го използвате.

• Изгледът „Моят ден“ ви позволява да добавяте задачи, които искате да изпълнявате всеки ден
• Изгледът „Важно“ ви позволява да добавяте важни и спешни задачи
• Изгледът „Планиран“ ви позволява да добавяте задачи за бъдещето
• Можете също да видите задачи от имейли и Microsoft Planner с разделите „Присвоени на вас“ и „Отметен имейл“

Ако сте абонат на Microsoft 365 Personal, Family или Business, може да сте забелязали малка отметка в долния десен ъгъл на пощенската си кутия, когато гледате страничната лента в Outlook в мрежата. Ако щракнете и върху превключвателя Опитайте новия Outlook, това е връзка, която ще ви отведе да изпробвате интеграция за предварителен преглед с To Do, новия инструмент за управление на задачи на Microsoft.

Този инструмент е нещо, което собствениците на малък бизнес, учениците, родителите или учителите биха могли да го намерят за полезно. Той може да изтегли вашите важни маркирани имейли, да ви покаже неща, които са планирани, и дори да изтегли вашите задачи в Microsoft Planner. Ето един поглед върху всичко това и как можете да го използвате за вашата производителност.

Моят ден и задачи за изпълнение

Първото нещо, което се забелязва в To Do, е това, което е известно като „Моят ден“. My Day е нов чист лист за добавяне на определени задачи, които искате да изпълнявате всеки ден. Можете ръчно да добавяте често срещани задачи с бутона Добавяне на задача или можете да видите предложени маршрути и други елементи за деня си с иконата на крушка в горната част на екрана. Предложенията ще бъдат групирани по Вчера, По-късно и По-рано, въз основа на това кога За изпълнение смятате, че трябва да ги добавите. Можете да щракнете върху иконата + до задачата, за да я добавите, или върху кръгчето, за да я завършите. Други опции, налични от страницата My Day, включват опции за сортиране. Ще видите опции за сортиране по важност, крайна дата, по азбучен ред или дата на създаване.

За отбелязване е и секцията „Задачи“ в Задачи. Това се появява в долната част на страничната лента и е вашият списък с всички неща, които сте добавили да правите, от всички категории, които ще обсъдим по-нататък.

Важно в To Do

Следващото в To Do е това, което е известно като „Важно“. Важни в To Do са колекция от задачи, които сте отбелязали като спешни, да речем да присъствате на тази важна среща, или да оцените документи или дори да нахраните котенцата. Те ще получат допълнително визуално внимание благодарение на иконата на звезда, която ще видите до тях. Важните задачи обаче работят точно като другите задачи. След като създадете такъв с бутона Добавяне на задача, ще го видите да попълва списъка и можете да маркирате като важен със звезда. Ще можете да го завършите, като щракнете върху квадратчето за отметка. Всички задачи в To Do също ще имат икона до задачата, която да ви каже откъде е дошла --- било то My Day или имейл.

Планирано в To Do

Трета област в To Do е това, което е известно като планирано. Както подсказва името, планираните задачи са задачи за бъдещето. Можете да създадете тези задачи с иконата + и след това щракнете върху добавяне. След като бъде добавен, можете да промените крайната дата, като щракнете с десния бутон на мишката и изберете друга дата. Междувременно традиционното щракване с ляв бутон върху задачата ще ви даде опции за напомняне, стъпки и още опции, за да зададете различна дата. Можете дори да прикачвате файлове или да оставяте бележки, ако е необходимо.

Присвоен на вас и маркиран имейл в To Do

Ако вашият малък бизнес или училище е абониран за Microsoft 365 и използва Microsoft Planner, тогава този раздел на Задачи е за вас. Разделът „Присвоени на вас“ ще ви покаже задачи, възложени ви от ръководството чрез To Do или Microsoft Planner.

Може да се наложи да го видите, като щракнете върху бутона Създаване в изскачащия прозорец в страничната лента, за да свържете акаунта си в Planner със задачи. След като бъдат настроени, всички задачи на Planner ще се покажат в To Do. Можете дори да видите стари, като щракнете върху . . . и след това изберете Покажи завършените задачи. Това е изящна малка функция, която ви дава добър тласък на производителността и поглед върху всички задачи, които трябва да свършите за деня.

Ще говорим и за секцията за маркирани имейли. Ако сте маркирали имейли в Ourlook, те ще се покажат в този раздел на Задачи. От тук можете да щракнете с десния бутон върху задачата, за да я добавите към списъка „Моят ден“, да премахнете важността или да промените крайната дата. Междувременно щракването върху него ще ви покаже информацията от съобщението и ще ви позволи да го отворите в Outlook. Отново, това е приятен малък пряк път, за да избегнете необходимостта да щракнете върху няколко неща, за да намерите това, което е важно.

Други аспекти на To Do

Засегнахме основните аспекти на To Do, но вие също можете да използвате функцията списъци на услугата. След като добавите задача към To Do, можете да създадете списък за нея. Да речем, ако задачата е да пазарувате, можете да щракнете с десния бутон върху задачата и след това да създадете списък за нея. Списъкът ще се покаже в страничната лента и ще можете да отметнете нещата, когато ги завършите. Това е наистина страхотен начин да управлявате сложни ситуации, като оценяване на документи или дори опис на неща.

Ако смятате, че To Do е полезно, уведомете ни в коментарите по-долу. И не се колебайте да разгледате нашия център за новини , където говорим за другите приложения и услуги на Microsoft 365.