Как да използвате MyAnalytics в Office 365, за да управлявате по-добре времето си, когато работите от разстояние

За да използвате Microsoft Analytics:

Стартирайте MyAnalytics от Office.com.

Преглеждайте статистическите си данни за фокус, благополучие, мрежа и сътрудничество.

Работата от вкъщи може да бъде предизвикателство, особено когато цялото домакинство е наоколо. Ефективното управление на времето е от решаващо значение, ако искате да прекарате деня си, като същевременно поддържате разумен баланс между работа и личен живот.

MyAnalytics на Microsoft е по-малко известен член на семейството на Office 365. MyAnalytics може да предостави прозрения, които ви помагат да разберете как прекарвате времето си. Той проследява вашата активност и ангажименти в други приложения на Office 365 и след това анализира как можете да подобрите фокуса, благосъстоянието, работата в мрежа и сътрудничеството.

MyAnalytics не е наличен във всички планове на Office 365 и може да бъде деактивиран от администратор. Ако е наличен, ще се покаже в стартовия панел на приложения на Office.com (може да се наложи първо да щракнете върху „Всички приложения“).

Началната страница на MyAnalytics разбива текущата ви статистика в четирите основни секции на приложението: Фокус, Благополучие, Мрежа и Сътрудничество. Като увеличите максимално ефективността си във всичките четири области, можете да увеличите шанса си да работите продуктивно, като същевременно можете да се отпуснете и да се отпуснете в края на деня.

Фокус

Секцията Фокус оценява колко време за фокусиране получавате през деня. Времето за фокус се отнася до времето без разсейване, в което работите дълбоко и с максимална производителност.

MyAnalytics идентифицира периодите ви от време за фокусиране, като разглежда колко календарно време сте имали, минус периодите на „Сътрудничество“. Сътрудничеството се отчита като всяко обаждане, което извършвате, имейл, който изпращате, или среща, в която участвате. Събития в календара ви без присъстващи не се считат за сътрудничество.

MyAnalytics показва лентова графика, показваща колко време за фокус сте имали през последния месец. Ако зелените ленти не са достатъчно високи, може да прекарвате излишно време в справяне с разсейващи фактори. MyAnalytics може да ви помогне, като автоматично насрочи 1-2-часов интервал за фокусиране в календара ви, като гарантира, че имате необходимото място, за да свършите работата.

Благополучие

Благосъстоянието разглежда живота ви извън работата. Известията в реално време са една от отличителните черти на дигиталната ера, но те могат да бъдат и една от най-големите заплахи за свободното време.

MyAnalytics показва колко често изпадате в извънреден труд или отговаряте на служебен имейл извън работно време. Завършването на каквато и да е „значителна дейност“ след работа или през уикенда ще ви накара да загубите един от своите „тихи дни“.

Редовната работа извънредно или проверката на вашите сигнали за работа може да допринесе основно за стреса и изгарянето. MyAnalytics може да ви помогне да визуализирате количеството допълнително време, което отделяте, което може да ви даде по-ясна представа за това как се поддържа балансът между професионалния и личния ви живот.

мрежа

Екранът на мрежата показва как взаимодействате с други хора, независимо дали във вашата организация или извън нея. Можете да видите връзката си с контактите, колко време прекарвате в сътрудничество с тях и колко хора са активни във вашата мрежа.

Това е особено полезно за търговците, където размерът на мрежата може директно да съответства на успеха на продажбите. По-общо казано, това ви помага да идентифицирате с кого говорите, което е особено важно, ако сте ръководител на екип. Ако член на екипа не е бил активен във вашата мрежа напоследък, може да е време да пуснете приятелско съобщение, за да видите как напредват.

Сътрудничество

Сътрудничеството е последната част. Позволява ви да видите колко време прекарвате в срещи, по телефона или в отговор на имейли.

MyAnalytics разглежда броя на обажданията, имейлите и съобщенията, в които сте участвали през последния месец. След това можете да използвате тези прозрения, за да прецените колко от деня ви прекарвате в сътрудничество с други.

Последствията от тези статистически данни вероятно ще зависят от вашата роля във вашата организация. Продавачът или изпълнителният директор може да прекара голяма част от времето си в сътрудничество с други лица, докато писателят, дизайнерът или разработчикът може да се очаква да използва повече време за фокусиране. Винаги помнете, че „идеалните“ ценности за един човек може да изглеждат коренно различни за друг.

Анализирайте вашите работни модели

Ако се борите с отдалечената работа, започнете, като помислите как прекарвате деня си. След това влезте в MyAnalytics и разгледайте отчетите му. Може да откриете, че няколко малки промени, като ограничаване на времето, което прекарвате в имейли, правят цялата разлика в увеличаването на обема на работата, която вършите.

Секциите на MyAnalytics по своята същност са взаимосвързани и е важно да се намери баланс между тях. За да увеличите максимално статистиката на Focus, вероятно ще се нуждаете от намаляване на сътрудничеството; обаче е нереалистично да се изключи Collaboration изцяло.

Вместо това се опитайте да прецените - с помощта на MyAnalytics - колко от времето ви за сътрудничество е необходимо. Едно лесно решение може да бъде да отделите някои „предни часове“ (като преди или след обяд) за отговаряне на имейли, което ви дава по-голям период от време за блокиране за производителност сутрин или следобед.