Как да видите кой е гледал вашия Google документ

Google Документи е отличен инструмент за сътрудничество, тъй като позволява на няколко души да редактират и работят върху един документ едновременно, без да губят следите от промените, направени от различни членове на екипа. В края на краищата знанието кой какъв документ е прегледал и кога може да бъде полезно, ако вие или вашата организация използвате Google Документи. От това да гарантирате, че всички четат чернова, виждат правилата и условията, вашето последно подаване, политики и процедури или някакъв друг важен документ, възможността да видите кой какво е направил и кога е от съществено значение.

Забележка: Таблото за активност на Google е достъпно само за акаунти в Google Workspace или хора с достъп до файл в акаунта. Не е опция за лични акаунти.

Доскоро не можехте да видите кой е преглеждал вашите документи в Google. Можете да видите кой го е редактирал, но не и кой просто го е прочел. Ако не са запазили, редактирали или оставили коментар, нямате представа дали конкретен човек е прочел последната версия на документа. Освен това, тъй като можете да споделяте Google Документи с разрешения само за четене, можете да споделите документа с някои хора с намерението те да го прегледат, но без да правят промени.

Текущите версии на Google Документи ви позволяват да конфигурирате настройки, за да видите кой е преглеждал вашите Google Документи. Нека да разгледаме как можете да направите това сами.

G Suite Activity Monitor

G Suite обикновено се използва от организации, в които сътрудничеството е от съществено значение. Ако използвате G Suite, за да си сътрудничите редовно с други, можете да използвате Activity Monitor , за да видите хронологията на изгледите на всеки файл в Google Документи.

Следвайте тези стъпки, за да направите това:

1. Отворете файл на Google Sheet
   
2. Щракнете върху иконата със стрелка нагоре в горната дясна секция или отидете в падащото меню Инструменти .
   
3. Отворете таблото за активност .
   
4. Кликнете върху раздела Всички зрители за вашата организация.
   

Този процес ще ви позволи да проследите всички изгледи в документа, включително датата и часа на последния от всеки член на екипа.

Ако не виждате опцията Activity Monitor във вашия Google Doc, вероятно сте влезли в личен Google Docs, а не във версия на G Suite.

Тенденции в зрителите и коментарите

В допълнение към това, че виждате кой е преглеждал вашите документи в Google, Мониторът на активността също ви позволява да видите тенденции за това кога хората са преглеждали или коментирали вашия документ.

Тенденция на зрителите: Това ви показва лентова диаграма на броя на отделните зрители за определено време, вариращо от седем дни до всички времена.

Тенденция на коментарите: Това ви показва лентови диаграми на тенденцията на коментарите от седем дни до всички времена.

Изключете хронологията на прегледите в Google Документи

Ако по някаква причина искате да изключите хронологията на прегледите на документ, можете да направите и това, като следвате тези бързи стъпки:

1. Отворете Google Sheet.
   
2. Щракнете върху стрелката с тенденция нагоре в горната дясна част на вашия документ или отидете на Инструменти от падащото меню.
   
3. Отворете  таблото за активност .
   
4. Изберете Настройки за поверителност .
   
5. Под Настройка на документ превключете Показване на моята хронология на прегледи за този документ на изключено.
   

Тази опция е налична и в личната или безплатната версия на Google Документи. Можете да изключите хронологията на прегледите си, ако работите върху документ, но не искате вашите сътрудници да знаят, докато не сте готови да споделите окончателните си редакции.

1. Започнете, като отворите Google Таблици и щракнете върху Настройки .
2. Менюто Настройки ви позволява да изключите хронологията на прегледите си с настройките на Таблото за активност. Щракнете върху OK, за да запазите промените, след като превключите това на позиция Изключено.

Как да видите кой е направил промени във вашия Google документ

Контролът на версиите е от съществено значение, преди всичко ако работите в регулирана индустрия. Контролът на версиите е нещо, което Google Документи се справя добре от известно време. Документи ще покажат кой е редактирал документ, запазил го е или го е споделил. Това работи не само с G Suite, но и с лични Google Документи.

Ако се интересувате от контрол на версиите или искате да сте сигурни, че никой не е направил промени, които не трябва, без да заключите файла, можете да разберете, като следвате тези стъпки:

1. Отворете таблица в Google, която искате да проследявате.
   
2. Изберете История на файловете и версиите .
   
3. Изберете Вижте хронологията на версиите .
   
4. Трябва да се появи прозорец вдясно на екрана, показващ всяко записване и редакция за въпросния документ.
   

В рамките на този прозорец трябва също да имате опцията да видите предишната версия на документа, преди да бъдат направени редакциите.

Това е от съществено значение за контрола на версиите, тъй като имате одитна пътека за това какви промени са направени, кога са направени и от кого. Също така е полезно, ако сте направили промени, заспали сте, променили сте решението си или искате да ги върнете назад.

Как да видите кой е споделил вашия Google документ

Можете също така да видите кой е споделил вашия Google документ и кога. Освен това настройките за споделяне ви дават по-добър контрол върху достъпа до документи.

1. Отидете на drive.google.com .
   
2. Кликнете върху My Drive отляво.
   
3. Щракнете върху малкия бутон i в горния десен ъгъл.
   
4. Сега щракнете върху Дейност .
   
5. Кликнете върху всеки файл или папка поотделно или прегледайте всичко с помощта на лентата за превъртане. Това ще ви покаже кой е споделил вашия документ.
   

Можете също да проверите от документа, като изберете Споделяне. Имената на някои лица ще се появят в изскачащия прозорец. Ако сте споделили файла с повече потребители от посочените, щракнете върху име и ще се появи списъкът с всички хора.

Последни мисли

Вашата възможност да определите кой е преглеждал, споделял и редактирал вашите документи е ограничена, ако нямате достъп до акаунт в G Suite; все пак има начини да получите основна информация.

Като следвате стъпките, предоставени в това ръководство, можете бързо и лесно да видите кой е преглеждал, редактирал или променил вашия документ в Google Документи по някакъв начин. Имате ли някакви въпроси, опит или съвети относно преглеждането на дейността във вашите Google Документи? Оставете коментар в секцията по-долу.